Party- und Eventplaner

Wer eine Party plant oder einfach nur ein paar Freunde zu einem netten Grillabend einladen möchte, der verliert schnell einmal den Überblick. Wieviele Gäste werden tatsächlich kommen? Welches Essen wird serviert? Was muss man einkaufen? Wie lange dauert das alles?

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Wer sich bei diesen Fragen von einer App helfen lassen will, der findet bei der Suche in Apples Appstore die App „Party- und Eventplaner“, die sowohl auf iPhones als auch iPads funktioniert. Für andere Plattformen ist sie aktuell noch nicht verfügbar. Gleich nach dem Öffnen wird man nach dem Namen, sowie Art und Datum der Party gefragt. Wir entscheiden uns für eine Grillparty, mit dieser App wäre aber unter anderem auch die Planung von Kindergeburtstagen, silbernen Hochzeiten, Polterabenden oder Taufen möglich.

Der Countdown läuft

Hat man diese Infos mit „Fertig“ bestätigt, wird man am Hauptbildschirm umgehend mit einem Countdown begrüßt, der die verbleibenden Tage, Stunden, Minuten und Sekunden bis zum Start der Party anzeigt. Hat man noch 8 Tage Zeit kann dies beruhigend wirken – einen Tag vor der Party möchte man dieses „Tick-Tack“ aber wohl eher nicht mehr sehen.
Das Design der App ist sehr gelungen, durch nur 5 Symbole am unteren Rand des Bildschirms findet man auf den ersten Blick was man sucht. Tippt man auf „Aufgaben“, öffnet sich eine Übersicht mit allen für die Party notwendigen Schritten. Vom Zusammenstellen der Gästeliste, dem Berechnen der Kosten bis zur Auswahl der Deko – hier sieht man genau, zu welchem Zeitpunkt man welchen Schritt erledigt haben sollte.
Die Erstellung der Gästeliste wirkt besonders gut durchdacht: Neben dem Namen, der Anzahl der Personen, die dieser Gast mitbringt, kann auch eingetragen werden, ob bereits eine Zu- oder Absage erfolgte. Auch Zusatzinfos wie „Bringt Sekt mit“ können notiert werden.

„Trinken Ihre Gäste viel Alkohol?“

Bei einer Party mit 35 Personen könnten diese Instrumente als Planungshilfe bereits hilfreich sein. An welcher Tischnummer die Gäste jeweils sitzen wird für eine kleine Gruppe im privaten Rahmen einer Grillparty jedoch meist nicht notwendig sein.
Als drittes Symbol springt uns ein weiteres mal der Countdown entgegen, irgendwie macht es uns noch immer äußerst nervös, die Sekunden verrinnen zu sehen.
Nun kommen wir zur Kalkulation, dieser Menüpunkt fordert uns zur Eingabe der Anzahl der Gäste und dem Verhältnis von weiblichen zu männlichen Gästen auf. (Warum eigentlich? Verursachen Männer oder Frauen etwa höhere Kosten?) Schwierig dürfte die nächste Frage werden: „Trinken ihre Gäste eher viel oder eher weniger Alkohol?“. Aber wer seine Gäste gut kennt, der weiß wohl ungefähr, wie viele Krügerl oder Sektgläschen jemand an einem Abend leeren wird. Beim nächsten Punkt, ob die Gäste am nächsten Tag früh aufstehen müssen, kommt uns der Gedanke, dass wir wohl jedem Gast vorab einen Fragebogen schicken sollten. Wir tragen dann aber schätzungsweise 4-6 Stunden für die Dauer der Veranstaltung ein. Die Auswahl der geplanten Getränke fällt uns da schon leichter: „Wein, Bier, Sekt und Saft“. Die Kalkulation für unsere Angaben mit 7 Gästen, davon 2 Kinder, ergibt 4 Flaschen Wein, 20 Flaschen Bier, 4 Flaschen Sekt und 6 Liter Saft – was uns als etwas großzügige Planung erscheint, aber für die App gilt wohl die bewährte Regel „besser zu viel einkaufen als Gäste verhungern oder verdursten lassen.“

App bringt genau jene Unterstützung, die man braucht

Als fünftes und letztes Symbol widmen wir uns der Übersicht der Ausgaben. Hier kann man für Punkte wie Getränke, Speisen oder Deko jeweils die geschätzten Kosten eingebenund per Kästchen abhaken wenn man einen Ausgabenposten bereits bezahlt hat.
Alles in allem eine detailliertere Planungs-App als wir auf den ersten Blick erwartet hätten. Andere User berichten, dass sie Veranstaltungen mit 300 Gästen mit dieser App problemlos organisiert haben. Wie praxistauglich die bereitgestellten Infos für unterschiedliche Partys wirklich sind wird sich wohl erst bei intensiverer Nutzung zeigen, wir sind für unsere Party mit 7 Personen mit der geleisteten Hilfe der App jedenfalls zufrieden. Will man mehr als 5 Gäste mit der App verwalten wird ein „In-App Kauf“ von 1,09 Euro fällig, die App ohne Werbung zu verwenden kostet weitere 1,09 Euro. Will man die App also sinnvoll verwenden, weil man mehr als 5 Gäste dabei haben will, sollte man sich die Pro Version für 2,29 Euro überlegen. Aus unserer Sicht ist das gut investiertes Geld, die App macht weder zu viel, noch zu wenig. Sie bringt auf übersichtliche Weise genau die Unterstützung, die man bei der Planung verschiedenster Veranstaltungen braucht.

Diese App wurde in Version 3.4.3 auf dem mobilen Betriebssystem iOS 11.1.2 getestet. Das Testgerät war ein iPhone 6S.